Sao y bản chính là gì? Bản sao y là gì?

Sao y bản chính hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Sao y bản chính khác với chứng thực chữ ký.

Bởi nội dung, hình thức của bản sao y được chứng thực là đúng với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, hình thức văn bản).

Còn tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa “bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Tại sao cần sao y công chứng?

• Xác thực thông tin: Đảm bảo rằng thông tin trên bản sao hoàn toàn chính xác và trùng khớp với bản gốc.
• Yêu cầu của cơ quan, tổ chức: Nhiều cơ quan, tổ chức yêu cầu người dân cung cấp bản sao công chứng của các giấy tờ tùy thân khi thực hiện các thủ tục hành chính.
• Bảo vệ quyền lợi: Giúp ngăn chặn việc làm giả giấy tờ, bảo vệ quyền lợi của cá nhân.

Giấy tờ nào được sao y bản chính?

Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm:

• Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
• Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Các bước thực hiện sao y công chứng

1. Chuẩn bị hồ sơ:

• Bản gốc: Mang theo bản gốc giấy tờ cần sao y (chứng minh thư, sổ hộ khẩu, bằng cấp…). Đảm bảo giấy tờ còn nguyên vẹn, không bị rách, tẩy xóa.
• Bản sao: Chuẩn bị số lượng bản sao cần thiết.

2. Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền:

• Các địa điểm: Bạn có thể nộp hồ sơ tại các cơ quan như:
  • • • Ủy ban Nhân dân cấp xã, phường, thị trấn.
      • Văn phòng công chứng.
      • Các phòng, ban chức năng có thẩm quyền.
• Ưu tiên: Nên chọn địa điểm gần nơi bạn sinh sống để thuận tiện cho việc đi lại.

3. Kiểm tra và đối chiếu:

• Đối chiếu kỹ lưỡng: Nhân viên sẽ kiểm tra kỹ lưỡng bản gốc và bản sao để đảm bảo chúng hoàn toàn giống nhau.
• Xác nhận thông tin: Bạn cần kiểm tra lại thông tin trên bản sao để đảm bảo không có sai sót.

4. Chứng thực và đóng dấu:

• Dấu và chữ ký: Sau khi xác nhận, nhân viên sẽ đóng dấu và ký tên lên bản sao để chứng thực.
• Thông tin chứng thực: Trên bản sao sẽ ghi rõ thông tin về cơ quan chứng thực, ngày chứng thực và chữ ký của người thực hiện.

5. Nhận kết quả:

• Thời gian: Thủ tục thường được hoàn tất trong thời gian ngắn, ngay trong ngày hoặc hôm sau.
• Lấy lại giấy tờ: Bạn sẽ nhận lại bản gốc và các bản sao đã được chứng thực.

Lệ phí

• Mức phí: Lệ phí sao y công chứng thường không cao và được quy định rõ ràng.
• Thanh toán: Bạn sẽ thanh toán lệ phí theo quy định tại cơ quan nơi bạn thực hiện thủ tục.

Lưu ý

• Giấy tờ hợp lệ: Chỉ những giấy tờ hợp lệ mới được sao y.
• Bảo quản: Nên bảo quản kỹ bản gốc để tránh bị mất hoặc hư hỏng.
• Thời hạn sử dụng: Tùy thuộc vào loại giấy tờ, bản sao y bản chính có thể có thời hạn sử dụng nhất định.

Những câu hỏi thường gặp

• Sao y công chứng có giá trị bao lâu?

  • Thời hạn sử dụng của bản sao y công chứng tùy thuộc vào loại giấy tờ và mục đích sử dụng. Tuy nhiên, thông thường bản sao vẫn có giá trị pháp lý cho đến khi giấy tờ gốc bị thay đổi hoặc hết hạn.

• Có thể tự mình sao y tài liệu tại nhà không?

  • Không, bản sao tự sao tại nhà không có giá trị pháp lý. Bạn phải thực hiện thủ tục sao y công chứng tại các cơ quan có thẩm quyền.

• Nếu làm mất bản gốc, có thể sao y lại được không?

  • Nếu làm mất bản gốc, bạn cần làm thủ tục cấp lại giấy tờ gốc trước khi tiến hành sao y.

Lời khuyên:

• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ: Trước khi đến cơ quan có thẩm quyền, hãy kiểm tra lại xem mình đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết chưa.
• Kiểm tra kỹ bản sao: Sau khi nhận được bản sao đã được chứng thực, hãy kiểm tra kỹ lại để đảm bảo không có sai sót.
• Bảo quản giấy tờ: Nên lưu giữ bản gốc và bản sao ở nơi khô ráo, tránh ẩm mốc và ánh nắng trực tiếp.

XEM THÊM

HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI VIỆT NAM: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CHO HỒ SƠ NƯỚC NGOÀI

THỦ TỤC CẦN BIẾT KHI ĐĂNG KÝ KẾT HÔN VỚI NGƯỜI HÀ LAN